Nederlands
EnglishAccount summary¶
In Ecmanage is een vereenvoudigd model aanwezig voor de administratie van punten. In dit model wordt dubbelboekhouden toegepast, daarbij wordt elke mutatie twee keer vastgelegd daar waar er punten bij komen en daar waar er punten verwijderd worden. Op die manier is het achteraf altijd inzichtelijk hoe het verloop van punten is.
In dit document wordt uitgelegd hoe de punten boekhouding in Ecmanage wordt vastgelegd. In de volgende hoofdstukken leest u eerst over de periode indeling en daarna komen de verschillende methodieken van boeken aan bod.
Periode indeling¶
Elke punten mutatie wordt gekoppeld aan een periode. Standaard zorgt Ecmanage dat er automatisch een periode wordt aangemaakt per kwartaal. Dagelijks controleert Ecmanage of er een volgende boekhoud periode aanwezig is, indien deze er niet is dan wordt er automatisch een nieuwe aangemaakt. Indien u een afwijkende indeling wilt gebruiken dan kan dit handmatig aangemaakt worden, zorg dan dat er altijd voldoende toekomstige periodes aanwezig zijn om te voorkomen dat Ecmanage nieuwe periodes voor u gaat aanmaken met een kwartaal indeling.
De periode indeling maakt het mogelijk om na verloop van tijd oude periodes te archiveren. Op die manier worden alle transacties van een periode in het verleden bij elkaar opgeteld en het totaal saldo wordt dan in een volgende periode aangemaakt als een “openenings boeking”. Alle details worden dan verplaatst naar een andere historische tabel die na verloop van tijd geschoond kan worden. Deze operatie is noodzakelijk omdat de hoeveelheid historische gegevens in ecmanage teveel zal groeien waardoor rapportages en saldi niet meer snel berekend kunnen worden.
Het is niet mogelijk een bestelling te doen als de boekhoudperiode voor de huidige datum ontbreekt. Het is alleen mogelijk om boekhoudperiodes aan te maken met een begindatum die in de toekomst ligt. Zodra er een boekhoudperiode aangemaakt wordt, krijgt deze geen einddatum, en de einddatum van de (chronologisch) voorgaande boekhoudperiode wordt op de dag voor de begindatum van de nieuwe periode ingesteld.
Alle transacties die gedaan worden, worden geboekt op de bijbehorende periode. De bijbehorende periode is de periode waarvan de huidige datum tussen de begin- en einddatum liggen. Zo worden transacties automatisch geboekt op de nieuwe periode zodra deze in gaat, ongeacht of de voorgaande periode is afgesloten of niet.
Afsluiten boekhoudperiode¶
Alleen de oudste periode kan worden afgesloten. Er wordt een nieuwe beginsaldo bepaald. Transacties van de afgesloten periode worden naar de transactie historie verplaatst.
Punten boeken¶
Voor het administreren van punten is een vereenvoudigd rekening schema gemaakt:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
In de boekingen spreken we over het boeken van rekening naar rekening. Een boeking op een rekening heeft ook de mogelijkheid om een kostenplaats te gebruiken. Een kostenplaats kan dan gebruikt worden om binnen een rekening verder onderscheid te maken. Zo gaan we bijvoorbeeld in de rekening 3. Budget een telling bijhouden van een afdeling of een drager. Punten die in het algemeen aan het systeem worden toegevoegd worden op het hoogste niveau van een klantafdeling geboekt.
Er zijn verschillende momenten waarop er een punten transactie wordt gedaan:
Punten verstrekken¶
Dit hoofdstuk beschrijft het uitdelen van punten, beginnend met het inschieten van punten in het systeem, daarna het verdelen van punten over afdelingen en als laatste het verstrekken van punten aan dragers.
Punten in het systeem¶
Er moet een start situatie worden gecreeerd, dit kan middels het verstrekken van punten aan de hoofd company, de klant. Iedere klant zal anders om kunnen gaan met het verdelen van punten. Een leverancier heeft geen enkele baat bij het hebben of gebruiken van punten. Daarom is het schuiven met punten enkele klant gerelateerd.
Deze transacties worden geboekt in dagboek Budget. De kostenplaats voor de boeking op de rekening Budget bestaat uit de afdeling op het hoogste niveau van een klant:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
| 1000 | | 1000 | |
| | | | |
| | | | |
Verdelen van punten op afdeling¶
De punten die verstrekt zijn op het hoogste niveau van de klant binnen de organisatie, de basecompany, kunnen verdeeld worden aan de afdelingen. De punten die worden uitgedeeld aan een afdeling worden van de basecompany verrekend.
Deze transacties worden geboekt in dagboek Budget. De kostenplaats is zeer belangrijk bij deze boeking omdat daarbij de punten worden afgeboekt van de afdeling op het hoogste niveau en ze worden tegen geboekt op het niveau van de afdeling die de punten ontvangt:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
| | 400 | 400 | |
| | | | |
| | | | |
Verdelen van punten op dragers¶
Dragers zijn verdeeld over basecompany en afdelingen. Het toekennen van punten aan dragers kan per afdeling en per functie. De punten die worden verstrekt aan de drager, worden verrekend van de afdeling waar de drager toebehoord.
Deze transacties worden geboekt in dagboek Budget. De kostenplaats is zeer belangrijk bij deze boeking omdat daarbij de punten worden afgeboekt van de afdeling die de punten uitdeelt en ze worden tegen geboekt op de drager:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
| | 300 | 300 | |
| | | | |
| | | | |
Verrekenen van punten¶
Bij het doen van bestellingen, persoonlijk, voor een ander, starterspakketten, buiten budget en bulk worden punten in het systeem verrekend op drager of afdelingsniveau.
Uitgaven dragers¶
Als een drager een bestelling doet voor zich zelf worden er punten van zijn of haar rekening gehaald. Als iemand anders een bestelling doet voor een drager, dan worden de punten verrekend met de rekening van de drager voor wie de bestelling is gedaan.
Deze transacties worden geboekt in dagboek Bestellen. De kostenplaats aan de budget kant is de drager waar de punten vanaf geboekt worden. De tegen boeking wordt op leveranciercode gedaan:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
| | 120 | | 120 |
| | | | |
| | | | |
Uitgaven afdelingen¶
Als een drager een starterspakket besteld, worden de punten met de rekening van de afdeling verrekend. Als iemand een bestelling doet voor een ander maar dan buiten budget, worden de punten verrekend met de rekening van de desbetreffende afdeling. Bulk bestellingen worden altijd met rekening van de afdeling verrekend.
Deze transacties worden geboekt in dagboek Bestellen. De kostenplaats aan de budget kant is de afdeling waar de punten vanaf geboekt worden. De tegen boeking wordt op leveranciercode gedaan:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
| | 180 | | 180 |
| | | | |
| | | | |
Ontvangst¶
Deze transacties worden geboekt in dagboek Logistiek. De kostenplaats aan de Bestelling kant is de leverancier die zorg draagt voor de levering. De tegenboeking wordt op leveranciercode gedaan:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
| | | 120 | | 120
| | | | |
| | | | |
Retourneren¶
Het retourneren van producten kan een retour zijn met of zonder punten correctie. Deze worden inlevering en retour genoemd.
Inlevering¶
Een inlevering vind plaats als bijvoorbeeld een product verlopen is. Bij een inlevering wordt geen punten correctie uitgevoerd. Deze transacties worden geboekt in dagboek Registratie. De kostenplaats aan de Ontvangst kant is de leverancier die zorg draagt voor de levering. De tegenboeking wordt in Budget gedaan op drager of afdeling afhankelijk van het soort inlevering.
Er wordt hier met opzet een negatieve zogenaamde storno boeking gedaan. Hiermee blijven de tellingen op de rekening correct. Echter het gaat hier in punten termen om een nul boeking, alleen het aantal artikelen wordt hier gecorrigeerd:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
| | -0 | | | -0
| | | | |
| | | | |
Retour¶
Een retour wordt gedaan als een geleverd product niet gewenst is. Er wordt dan een punten correctie uitgevoerd. Dit kan op afdeling of op drager niveau. De waarde van het product wordt terug geboekt op de rekening.
Deze transacties worden geboekt in dagboek Bestellen. De kostenplaats aan de Ontvangst kant is de leverancier die zorg draagt voor de levering. De tegenboeking wordt in Budget gedaan op afdeling.
Er wordt hier met opzet een negatieve zogenaamde storno boeking gedaan. Hiermee blijven de tellingen op de rekening correct:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
| | -180 | | | -180
| | | | |
| | | | |
Boekingen bij periode afsluiting¶
Om een periode af te sluiten gaan we alle transacties verplaatsen naar een archief. Echter zullen bepaalde saldi bewaard moeten blijven en zal de boekhouding moeten blijven kloppen.
Om dit te realiseren worden er drie soorten rekening erkend:
Rekening Balans
Deze wordt alleen gebruikt voor periode afsluiting boekingen en om de nieuwe periode te openen
Rekening Tussen
Deze rekening loopt alleen voor een periode en wordt aan het eind overgeboekt naar de Balans rekening.
Rekening Resultaat
Dit is een doorlopende rekening waar bijvoorbeeld het punten saldo van een drager wordt bijgehouden. Het saldo eind van een periode dient dus behouden te blijven.
Voor de periode afsluiting worden voor elk van de drie soorten de volgende boekingen gedaan:
Rekening van soort “Tussen”¶
Het saldo wordt berekend en de volgende boeking wordt gedaan naar de balans per eind datum van de periode:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
| 800 800 | | | |
| | | | |
| | | | |
Balans Tussen Resultaat Resultaat Tussen
Rekening van soort “Resultaat”¶
Per kostenplaats (en dat is een afdeling of een drager) wordt het saldo berekend en wordt de volgende boeking gedaan per eind datum van de periode:
Boekingen in de te sluiten periode:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
| 195 | 195 | | |
| | | | |
| | | | |
Balans Tussen Resultaat Resultaat Tussen
Boekingen in de nieuwe periode:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
195 | | | 195 | |
| | | | |
| | | | |
Balans Tussen Resultaat Resultaat Tussen
Letop dit zijn dus per eind periode meerdere boekingen per rekening afhankelijk van het aantal gebruikte kostenplaatsen (= afdelingen of dragers of leveranciers)
Rekening van soort “Balans”¶
Het totaal saldo op de Balans wordt overgeboekt naar de nieuwe periode.
Boekingen in de te sluiten periode:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
| 850 | | | |
| | | | |
| | | | |
Balans Tussen Resultaat Resultaat Tussen
Boekingen in de nieuwe periode:
1. Balans 2. Punten 3. Budget 4. Bestelling 8. Ontvangst
------+------ ------+------ ------+------ ------+------ ------+------
| | | | |
850 | | | | |
| | | | |
| | | | |
Balans Tussen Resultaat Resultaat Tussen
Overzichten punten¶
Er zijn drie basis overzichten op te vragen:
Rekeningoverzicht drager¶
Met de module ‘Rekeningoverzicht Dragers’ kan door een bevoegde medewerker alle rekeningen van medewerkers worden bekeken. Op de rekening wordt een mutatieoverzicht van de medewerker getoond
Rekeningoverzicht afdeling¶
Deze module toont de rekening van hoofd- en subafdelingen van de ingelogde medewerker. Op de rekening wordt een mutatieoverzicht van de afdeling getoond.
Proefbalans¶
De module proefbalans toont de balans van geaccumuleerde transacties in een opgegeven periode.