Klantinstellingen¶

Datum: 2018-10-16

Versie: 1.0

Voor elke klant die aangemaakt is in het leveranciersportaal is het mogelijk om de instellingen klant specifiek te maken.

Hieronder zullen we een aantal punten bespreken. De klantinstellingen bestaan uit:

Adres instellingen
Saldo instellingen
Klachtafhandeling
Import instellingen
Bestelscherm instellingen
Betaalmethodes
Signalering instellingen
Gebruiker instellingen
Workflow instellingen

Daarnaast kunnen op deze pagina ook de volgende onderdelen worden aangepast:

E-mail instellingen
Taal instellingen

1. Adres instellingen¶

Bij de adres instellingen kan worden ingesteld welke adrestypes gebruikt moeten worden. Daarbij kan ook de volgorde bepaald worden in het bestelscherm. Dit kun worden aangeven door een cijfer, cijfer 1 staat dat dit adres als eerst getoond wordt in het bestelscherm. Wanneer het cijfer 2 wordt gebruikt zal deze op de 2e plaats worden getoond in het bestelscherm.

2. Saldo instellingen¶

Onder dit kopje staan diverse opties met betrekking tot het uitdelen van punten. Maar ook of een persoon wel of niet mag bestellen wanneer hij onvoldoende budget heeft en of er wel of niet budget automatisch mag worden uitgedeeld.

3. Klachtafhandeling¶

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de klacht afhandeling module is het mogelijk om aan te geven naar welk adres een e-mail moet worden verstuurd zodat de klacht in behandeling genomen kan worden. We raden aan om hiervoor een algemeen e-mailadres te gebruiken. Wanneer dit een persoonlijk adres is en de desbetreffende persoon gaat later uit dienst dan dienen in alle omgevingen dit adres handmatig te worden aangepast. Hier heb je geen last van met een algemeen e-mailadres.

Daarbij is er de mogelijkheid om een e-mail te sturen aan de persoon die de klacht heeft opgestuurd.

4. Import instellingen¶

Via deze instellingen kan worden aangeven of bij de import van personen bepaalde gegevens door de import wel of niet overschreven mogen worden.

5. Bestelscherm instellingen¶

In dit kopje staan allemaal instellingen die betrekking hebben op het bestelscherm. Van het verrekenen van punten, of er kolommen wel of niet getoond moeten worden.

Een aantal punten worden hieronder besproken.

Maatafwijking in bestelscherm¶

Als een maat van een product ingevuld is in het profiel van de gebruiker, wordt deze voorgeselecteerd in het bestelscherm. Met de klantinstelling: Is het toegestaan om maten te kiezen bij het doen van een bestelling in combinatie met de instelling: Toegestane maatafwijking op basis van de volgorde in de matentabel indien toegestaan is een maat te kiezen, is in te stellen hoeveel maten de besteller mag afwijken van die maat. Indien deze op 0 staat mag niet afgeweken worden van de maat. Als deze bijvoorbeeld op 2 staat, mag maximaal 2 maten groter of kleiner gekozen worden.

Laatst gebruikte gegevens vanuit een bestelling opslaan in het profiel¶

Voor de volgende onderdelen is het mogelijk om aan te geven of gegevens van de drager vanuit de bestelling opgeslagen of overschreven kunnen worden in hun profiel:

Laatst gebruikt e-mailadres drager
Laatst gebruikt e-mailadres besteller

Voor de overige opties met betrekking tot het opslaan van gegevens in het profiel zie ook het kopje Gebruiker instellingen.

6. Betaalmethodes¶

Voor de gehele werking van de Mollie betaalmethode zie: handleiding betaalmethodes

7. Signalering instellingen¶

Voor de gehele werking van de signalering instellingen zie: handleiding signalering

8. Gebruiker instellingen¶

Met deze instellingen kan er ingesteld worden welke gegevens de gebruiker mag wijzigen. Daarbij kan er voor diverse onderdelen bepaald worden of de gegevens opgeslagen moeten worden in het profiel van de gebruiker.

Voor de instelling met betrekking tot de nieuwe startmodule. Wanneer de volgende optie: Moet de oude startmodule getoond worden op de homepagina? Beantwoord wordt met: Nee zal onderstaande op de homepagina worden getoond.

9. Workflow instellingen¶

Hier kan men bepalen hoe de workflow-stappen moeten verlopen. Bijvoorbeeld of een bestelling wel of niet automtisch goedgekeurd dient te worden. En of de bestelling bij het handmatig goedkeuren bijvoorbeeld gewijzigd mag worden.

Ook zijn er een aantal stappen die men automatisch kan laten verlopen. Wanneer bepaalde stappen handmatig uitgevoerd worden zullen deze of via de koppeling worden doorgezet als deze aanwezig is. Of dienen de stappen handmatig uitgevoerd te worden op het leveranciersportaal.

10. E-mail instellingen¶

Bij klantinstellingen >> E-mail instellingen kunnen de e-mail instellingen worden aangepast.

Algemeen¶

Het is belangrijk om bij: ‘Voer hier het e-mailadres in als afzender van alle verstuurde e-mails uit het systeem, bijvoorbeeld noreply@ecmanage.nl’te vullen met een no-reply e-mailadres. Wanneer deze niet wordt gevuld zullen de e-mails waarschijnlijk terecht komen in de SPAM filters van de gebruikers die een e-mail ontvangen.

Bestelling¶

Bestellingen lopen een aantal stappen door in het gehele bestelproces (de “workflow”). Voor elk van deze stappen kan bepaald worden of het systeem een e-mail moet sturen en naar wie. Bestellingen doorlopen de volgende stappen:

Bestelling is geplaatst
In sommige gevallen is het mogelijk dat bestellingen boven budget geplaatst worden, in dat geval is er een extra e-mail mogelijkheid.
Bestelling moet handmatig beoordeeld worden
Bestelling is (handmatig of automatisch) beoordeeld
- OF de bestelling is goedgekeurd
- OF de bestelling is afgekeurd
Bestelling (is door de leverancier ontvangen en) is ingepland voor productie
Bestelling (of een deel hiervan) wordt verzonden
- OF het is een deellevering
- OF de gehele bestelling wordt geleverd

Functioneel is er dan nog 1 stap na het verzenden, dat is het ontvangen van de bestelling, maar daar zit geen e-mail mogelijkheid aan gekoppeld.

Door een vinkje te zetten achter “Uit bestelling: Drager” zal de persoon voor wie de bestelling is een e-mail ontvangen. Tijdens het bestelproces zal dan ook om een e-mailadres voor de drager gevraagd worden.

Door een vinkje te zetten achter “Uit bestelling: Besteller” zal de persoon door wie de bestelling geplaatst is een e-mail ontvangen. Tijdens het bestelproces zal dan ook om een e-mailadres voor de besteller gevraagd worden. Deze instelling heeft geen invloed op eigen bestellingen.

Door bij “Rol:” een rol te kiezen en de gewenste taal aan te vinken zal de dichtstbijzijnde persoon met die rol een e-mail krijgen. Het systeem kijkt naar de afdeling (van de persoon) waar de bestelling voor is, en zoekt in die afdeling naar iedereen met die rol. Indien ten minste 1 persoon gevonden is, krijgen alle personen met die rol op die afdeling de e-mail. Als er niemand gevonden wordt, wordt de bovenliggende afdeling gecontroleerd. Dit herhaalt zich tot de bovenste afdeling. Als er dan nog niemand is gevonden, wordt er geen e-mail verstuurd.

Bij “Handmatig:” kan handmatig een e-mailadres ingevuld worden om daar expliciet een e-mail naar te sturen. Als deze opgeslagen is zal er een extra veld verschijnen om nog meer handmatige e-mailadressens in te kunnen voeren.

Met het Template-keuzeveld kan bepaald worden hoe de e-mail er uit komt te zien. Standaard wordt de template “Bestelling (met artikelnummer)” gebruikt. Die toont voor de producten het artikelnummer (de unieke code van het product, ongeacht de maat). Het is ook mogelijk om “Bestelling (met assortimentid)” te kiezen, dan wordt niet het artikelnummer, maar het assortimentid (unieke code van de maat) getoond.

Een veel voorkomende instelling hier is het versturen van een e-mail naar de leverancier zodra een bestelling geplaatst is die verwerkt moet worden. Wij adviseren om deze te plaatsen op de volgende plek: “Dient er, als een bestelling is goedgekeurd, een e-mail te worden verzonden?”. Zo weet je zeker dat je pas een e-mail krijgt nadat de bestelling is goedgekeurd, ongeacht of goedkeuring handmatig of automatisch gebeurt.

11. Taal instellingen¶

In dit scherm kunnen bepaalde teksten worden vertaald.

Bijvoorbeeld: Punten worden Euro’s. Voortaan zal dan in de schermen het woord Euro’s worden getoond.