Validatieregels

Datum: 2017-12-05

Versie: 2.1

In Ecmanage kan met behulp van validatie regels een aantal randvoorwaarden ingesteld worden die invloed hebben op het bestellen. Dit kan zijn dat er enkel een waarschuwing gegeven wordt dat een bestelling niet voldoet aan de validatie, maar ook het blokkeren van het plaatsen van de bestelling.

Het is via Systeem >> Klantinstellingen mogelijk om aan te geven dat bestellingen die ondanks de waarschuwing toch geplaatst zijn, expliciet handmatig beoordeeld moeten worden door een meerdere.

Pakket validaties

Het is mogelijk om binnen een pakket aan te geven dat een bepaald product, of een selectie producten, een maximaal aantal keer besteld mag worden binnen een bepaalde periode. Bijvoorbeeld schoenen die je maar 1x per jaar mag bestellen.

Deze regels worden “Pakket validaties” genoemd. Om hiervan gebruik te maken moet om te beginnen het gebruik hiervan aangezet worden.

Ga hier voor via het hoofdmenu naar Systeem >> Validatie instellingen:

Vink hier aan of de pakket validaties actief moeten zijn voor bestellingen voor mijzelf, een ander en/of meerdere personen. Pakket validaties zijn niet beschikbaar voor bulkbestellingen.

Met het veld “Blokkerend” kan bepaald worden of de regel enkel een waarschuwing is, of compleet voorkomt dat de bestelling geplaatst kan worden.

Daarnaast moeten ook de regels gespecificeerd worden. Klik hiervoor tijdens het wijzigen van een pakket op “Beheer validatie”. Je krijgt dan een overzicht te zien met aanwezige validatie regels:

Klik op “Regel toevoegen” om een regel toe te voegen:

<Mogelijke producten>

Dit is een lijst van alle producten die voor deze regel gebruikt kunnen worden.

<Gebruikte producten>

Dit is een lijst van de producten die voor deze regel gebruikt worden. Deze wordt gevuld door bij Mogelijke producten 1 of meerdere producten te selecteren en dan op het pijltje naar rechts () te klikken. Door gebruikte producten te selecteren en dan op het pijltje naar links () te klikken kan je ze weer weghalen.

<Max. aantal>

Het maximum aantal van de gebruikte producten die besteld mag worden in een bepaalde periode.

<Voor startpakket?>

Geeft aan of deze validatie regel telt voor startpakket bestellingen, of voor normale bestellingen. Indien de regel voor beiden moet gelden, moeten er dus 2 regels aangemaakt worden.

<Reminder versturen>

Geeft aan of er indien een e-mailadres bekend is voor de drager een e-mail moet worden verstuurd, zodra de drager de (combinatie van) producten weer kan bestellen.

<Modus>

Geeft aan hoe de periode bepaald moet worden: Als periode tussen 2 bestellingen (“Besteldatum”), of vanaf een vaste kalenderdatum.

<Interval>

Wat is de periode waarin deze regel controleert?

<Validatie startdatum>

Vanaf welke datum gaat deze regel in? Alle bestellingen die voor deze datum geplaatst zijn worden niet meegenomen.

Voorbeeld: Er zijn 3 verschillende broeken gekozen, met een maximum aantal van 2, een interval van 1 Jaar en de modus Besteldatum op ingangsdatum 01-01-2016.

De gebruiker mag maar 2 van de 3 broeken (in elke combinatie, dus 2 de zelfde, of 2 verschillende) bestellen in het afgelopen jaar. Pas na 1 jaar ‘verloopt’ de bestelling en wordt deze niet meer meegerekend. Daarna kan er weer bij besteld worden. Als 2 broeken op 31 december 2016 besteld worden, kan pas op 31 december 2017 nieuwe broeken besteld worden.

Let op: om het saldo te berekenen worden inleveringen genegeerd. Retouren tellen mee op basis van de oorspronkelijke besteldatum.

Hint: om het productsaldo van een drager te beïnvloeden, zonder budget terug te geven moet er een retour worden geboekt en dient deze te worden afgekeurd. Dat wordt budgettair gezien als een inlevering, maar administratief als een retour.

Als de modus “Kalenderdatum” gekozen wordt, verloopt alles elke 1 jaar na de ingangsdatum. Dus met bovenstaand voorbeeld zou op 1 januari 2017 alweer besteld kunnen worden.

Minimum aantal punten

Het is soms gewenst om te voorkomen dat te kleine bestellingen geplaatst worden. Hierom is het mogelijk om aan te geven dat een bestelling aan een minimum aantal punten moet voldoen.

Ga hier voor via het hoofdmenu naar Systeem >> Validatie instellingen:

Vink hier de validatie regels aan voor de gewenste bestelschermen. En vul in het tekstveld het daadwerkelijke aantal in. Dat kan dus per bestelscherm verschillen.

Met het veld “Blokkerend” kan bepaald worden of de regel enkel een waarschuwing is, of compleet voorkomt dat de bestelling geplaatst kan worden.

Maximum aantal punten

Dit is precies het omgekeerde van de regel voor het minimum aantal punten. Hiermee is het mogelijk om aan te geven dat een bestelling aan een maximum aantal punten moet voldoen. Het maximum is inclusief, dus elke bestelling tot en met het maximum is geldig.

Ga hier voor via het hoofdmenu naar Systeem >> Validatie instellingen:

Vink hier de validatie regels aan voor de gewenste bestelschermen. En vul in het tekstveld het daadwerkelijke aantal in. Dat kan dus per bestelscherm verschillen.

Met het veld “Blokkerend” kan bepaald worden of de regel enkel een waarschuwing is, of compleet voorkomt dat de bestelling geplaatst kan worden.

Maximum aantal per product

Het is ook mogelijk om aan te geven dat per bestelling van artikelen maximaal een bepaald aantal besteld mag worden. Dit is hoeveel er in 1 keer per bestelling.

Ga hier voor via het hoofdmenu naar Systeem >> Validatie instellingen:

Vink hier de validatie regels aan voor de gewenste bestelschermen.

Met het veld “Blokkerend” kan bepaald worden of de regel enkel een waarschuwing is, of compleet voorkomt dat de bestelling geplaatst kan worden.

Voor deze regels is geen tekstveld aanwezig omdat de daadwerkelijke aantallen per product of zelfs per maat kunnen verschillen. Deze worden dan ook bij het product en/of bij de maat ingesteld.

Ga om het per product in te stellen via het hoofdmenu naar Onderhoud >> Product assortiment >> Producten en kies het gewenste product:

Hier kan “Maximum per order” ingevuld worden. Dit geeft aan hoeveel er van dit product maximaal in de bestelling mogen zitten.

Ga om het per maat in te stellen via het hoofdmenu naar Onderhoud >> Product assortiment >> Maten en prijzen en kies het gewenste product:

Hier kan in de kolom “Max per order” het gewenste aantal ingevuld worden.

Het aantal bij de maat is leidend. Dus als zowel bij product als de maat een aantal is ingevuld, wordt voor die maat het aantal bij het product genegeerd. Is maar 1 van de 2 ingevuld, wordt die gebruikt.

Meervoud van een product

Het komt wel eens voor dat er producten zijn die per stuk in de bestellijst staan, maar alleen per tray van 12 verkocht worden. Bij het bestellen moet dan ook een meervoud van 12 ingevuld worden.

Ga hier voor via het hoofdmenu naar Systeem >> Validatie instellingen:

Vink hier de validatie regels aan voor de gewenste bestelschermen.

Met het veld “Blokkerend” kan bepaald worden of de regel enkel een waarschuwing is, of compleet voorkomt dat de bestelling geplaatst kan worden.

Voor deze regels is geen tekstveld aanwezig omdat de daadwerkelijke aantallen per per maat kunnen verschillen. Deze worden dan ook bij de maat ingesteld.

Ga om het per maat in te stellen via het hoofdmenu naar Onderhoud >> Product assortiment >> Maten en prijzen en kies het gewenste product:

Hier kan in de kolom “Order meervoud” het gewenste aantal ingevuld worden.

Beschikbare voorraad

Indien er gebruik gemaakt wordt van de additionele voorraad module, kan de specifieke voorraad van producten aan te geven. Het kan dan gewenst zijn dat producten die niet meer op voorraad zijn, niet meer besteld mogen worden.

Ga hier voor via het hoofdmenu naar Systeem >> Validatie instellingen:

Vink hier de validatie regel aan voor de beschikbare voorraad.

Met het veld “Blokkerend” kan bepaald worden of de regel enkel een waarschuwing is, of compleet voorkomt dat de bestelling geplaatst kan worden.