Klant aanmaken

Datum: 2018-06-04

Versie: 2.0

Nieuwe klantomgeving aanmaken

Uw Ecmanage omgeving is bereikbaar via het adres:

https://leverancier.ecmanage.nl

Daarbij is “leverancier” gelijk aan de naam zoals die is aangeleverd bij de aanschaf van Ecmanage.

U komt dan in het inlogscherm van uw Ecmanage leverancieromgeving. Na het inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord zijn via dit scherm de diverse onderwerpen beschikbaar. Deze gebruiker noemen wij “leverancieradmin” en heeft als enige toegang tot deze leverancieromgeving en daarbij ook tot alle klantomgevingen.

Een leverancieradmin kan met behulp van de module “Klant aanmaken” een aparte omgeving (“portaal”) aanmaken voor een klant. Ga hier voor via het hoofdmenu naar Onderhoud >> Klant aanmaken.

Het aanmaken van een klant bestaat uit een formulier dat is onder te verdelen in vier stukken.

• Invoeren bedrijfsgegevens.

• Invoeren beheerder/klantadmin gegevens (optioneel).

• Invoeren portaalgegevens.

• Invoeren adresgegevens.

Invoeren bedrijfsgegevens

Velden met een rood sterretje zijn verplichte velden.

<Bedrijfscode>

Acroniem (“acro”) als unieke identificatie klant (voorbeeld: KPN of NS). De maximale lengte van dit veld is 50 karakters, maar we raden aan deze zo kort mogelijk te houden omdat deze acro onderdeel wordt van het internetadres van de klantomgeving. De acroniem is ook onderdeel van het ordernummer.

De acroniem van een omgeving is achteraf niet te wijzigen.

<Naam>

Naam van het bedrijf.

<Referentiecode>

Optionele codering voor de klant. Bijv. een debiteurnummer. Deze kan door een koppeling gebruikt worden om een unieke referentie voor deze klantomgeving mee te geven aan uw ERP systeem.

<E-mail logo>

Het logo wordt uit een bestand geladen. De mogelijke extensies van het logo zijn “.png”, “.jpg”. Zo krijgen de verstuurde e-mails een gepersonaliseerd uiterlijk. Wij raden aan het logo niet groter te maken dan 600×100px. Deze kan naderhand nog gewijzigd worden op de klantomgeving via Onderhoud >> Stamgegevens >> Afdelingen en dan klikken op de klant zelf.

<Maat instructies>

De maat instructies worden uit een bestand geladen. De mogelijke extensie is “.pdf”. Dit is het document dat bij het i-tje getoond wordt tijdens het bestellen. Deze kan naderhand nog gewijzigd worden op de klantomgeving via Onderhoud >> Stamgegevens >> Afdelingen en dan klikken op de klant zelf.

Invoeren beheerder/klantadmin gegevens (optioneel)

Hier kunt u de gebruikersnaam en het e-mailadres van de aan te maken klantadmin/beheerder van de omgeving opgeven. Deze gegevens zijn niet verplicht. Na het aanmaken van de klantomgeving kan alsnog een klantadmin of beheerder van de omgeving aangemaakt worden via het gebruikersbeheerscherm. Zie de handleiding Gebruikers beheren

LET OP: Alle leverancieradmins worden bij het aanmaken van de omgeving automatisch aangemaakt. Dit maakt een nieuwe gebruiker aan op de klantomgeving met de Klantadmin-rol. Hier moet dus een gebruikersnaam ingevuld worden die niet al in gebruik is (door bijvoorbeeld een leverancieradmin).

<Gebruikersnaam>

De gebruikersnaam van de klantadmin/beheerder van de klantomgeving.

<E-mailadres>

Het e-mailadres van de klantadmin/beheerder van de klantomgeving.

Invoeren bedrijfsgegevens

<Instellingen>

Door hier een andere klantomgeving te kiezen kunnen de instellingen van deze overgenomen bij het aanmaken van de nieuwe omgeving. Na het kiezen van een omgeving kan aangevinkt worden welke gegevens meegenomen moeten worden:

<Logo>

Het logo wordt uit een bestand geladen. De mogelijke extensies van het logo zijn “.png”, “.jpg”. De maximale hoogte van het logo is 90px. Indien deze groter is zal het plaatje kleiner worden geschaald om dit te laten passen.

<Template>

Hier wordt de opmaak van het gepersonifieerde uiterlijk van de klant ingevoerd.

Invoeren adresgegevens

Het adres dat hier toe te voegen is kan als gewenst afleveradres gekozen worden zodra een gebruiker die aan de klantafdeling zelf gekoppeld is een bestelling plaatst. Via Systeem >> Klantinstellingen kan worden bepaald of dit adres überhaupt getoond moet worden.

Het adres kan later worden aangevuld of worden gewijzigd op de klantomgeving via Onderhoud >> Stamgegevens >> Afdelingen.

Aanmaken

Kies vervolgens voor het aanmaken van de klant. Dit kan enige tijd duren. Terwijl het systeem bezig is zie je een overzicht van de stappen en de status hiervan:

Nadat alle stappen voltooid zijn krijgt u een samenvattingscherm en worden de gegevens op het scherm getoond. Indien er een gebruikersnaam van de beheerderaccount is opgegeven dan ziet u het volgend schermvoorbeeld:

Deze gebruiker heeft alleen toegang tot deze omgeving en noemen we de “klantadmin”.