Nederlands
EnglishWerken met retouren¶
Retourneren¶
Voor de retourstroom geldt het zelfde als de bestelstroom; alleen de eerste stap, Invoeren retour, is een verplichtte stap. De rest kan automatisch door gedaan worden.
In de volgende hoofdstukken behandelen we elk van de stappen die het systeem doorloopt:
Invoeren retour¶
Voor het systeem is een retourbestelling en inlevering het zelfde. Het onderscheid is dat bij een (goedgekeurde) retour de punten van de producten weer terug naar de drager gaan. En bij een inlevering blijft het budget onaangepast.
Het invoeren van een retour begint bij 1 van de mogelijke bestelmodules, bijvoorbeeld ‘Registreer retour voor mijzelf’, ‘Registreer retour voor een ander’ of ‘Registreer retour voor een afdeling’.
Net als in de gewone bestelmodules wordt, terwijl een gebruiker bezig is, op de achtergrond een winkelwagen bijgehouden met alle gekozen producten. Zodra de gebruiker in de laatste stap op “Bevestigen” klikt wordt de winkelwagen doorgegeven aan de retourstroom.
De retourstroom zal alle producten uit de winkelwagen als retourbestelling opslaan op naam van de betreffende persoon of afdeling (in geval van een retour voor een afdeling).
Zodra de retour opgeslagen is heeft deze de status “Retourzending geplaatst”, zie Taal instellingen ‘Bestelstatussen >> #RETOUR_ZENDING#’.
Dan worden er e-mails gestuurd naar de betreffende partijen zoals ingesteld bij de e-mail instelling “Dient er, als er een retourbestelling of inlevering is geplaatst, een e-mail te worden verzonden?”.
Hierna krijgt de bestelling de status “Ingevoerde retour“, zie Taal instellingen ‘Bestelstatussen >> #INGEVOERDE_RETOUR#’.
Als laatst wordt de bestelling automatisch doorgestuurd naar de volgende stap: Het beoordelen van de retour.
Beoordelen retour¶
Het beoordelen van retourbestellingen wijkt iets af van het beoordelen van gewone bestellingen. Inleveringen hebben namelijk geen beoordeel-stap.
Als de bestelling een inlevering is, krijgt deze de status “Geregistreerde inlevering”, zie Taal instellingen ‘Bestelstatussen >> #GEREGISTREERD_INLEVERING#’. Ook wordt deze automatisch doorgezet naar de volgende stap: verwerken retour.
Als het om een retourbestelling gaat, controleert het systeem of de retour handmatig beoordeeld moet worden door te kijken of De klantinstelling “Moeten de retourzendingen automatisch worden goedgekeurd?” op Handmatig staat.
Zo nee, dan krijgt de bestelling de status “goedgekeurde retour”, zie Taal instellingen ‘Bestelstatussen >> #GOEDGEKEURDE_RETOUR#’ en wordt de retourbestelling automatisch doorgezet naar de volgende stap: verwerken retour.
Zo ja, dan krijgt de bestelling de status “Retourzending wacht op goedkeuring”, zie Taal instellingen ‘Bestelstatussen >> #GEREGISTREERDE_RETOUR#’.
Het is nu aan de leverancier om op zijn portal via ‘Logistiek >> Beoordelen retour’ te bepalen voor welke artikelen de gebruiker zijn punten terug krijgt:
Door op het 
-icoontje te klikken wordt de retourbestelling in zijn geheel goedgekeurd en krijgt deze de status “goedgekeurde retour”, zie Taal instellingen ‘Bestelstatussen >> #GOEDGEKEURDE_RETOUR#’.
Door op het 
-icoon te klikken open je de details van de retourbestelling om per regel aan te kunnen geven hoeveel er afgekeurd wordt:
Hier kan je per regel aangeven dat deze er producten afgewezen worden door achteraan de regel op het -icoon te klikken. Deze verandert dan naar een
-icoon en er komt dan een tekstveld tevoorschijn waar een aantal en een reden ingevuld kan worden.
Het aantal producten dat hiermee afgekeurd worden, worden in de bestelling omgezet naar ‘ingeleverd’, en krijgt de persoon geen punten voor terug.
Omdat het wel eens voor komt dat het aantal dat de persoon heeft ingevuld tijdens het retourneren niet overeenkomt met het aantal producten dat daadwerkelijk retour is gestuurd, is het ook mogelijk om het aantal hier aan te passen. Als dit aantal verlaagd wordt, zal het aantal producten dat het is verlaagd niet uit bezit gehaald worden. Omgekeerd zal het aantal verhogen er voor zorgen dat er meer producten uit bezit gehaald worden.
Druk hierna op Bevestigen om deze stap af te ronden. De bestelling krijgt dan de status “goedgekeurde retour”.
Op dit moment stuurt het systeem e-mails naar de betreffende partijen zoals ingesteld bij de e-mail instelling “Dient er, als een retourbestelling is goedgekeurd, een e-mail te worden verzonden?”.
Verwerken retour¶
Het verwerken van een retour is een interne stap in het systeem. Hierin zorgt het systeem dat de producten uit het bezit van de persoon worden gehaald en worden eventuele boekingen voor puntencorrectie gedaan.
Hierna krijgt de retourbestelling de status “Verwerkte inlevering of retour”, zie Taal instellingen ‘Bestelstatussen >> #VERWERKTE_ZENDING#’. En wordt hij doorgezet naar de volgende stap: ophalen retour.
Ophalen retour¶
Zodra een retourbestelling in deze stap aankomt, controleert het systeem of de retourbestelling handmatig opgehaald moet worden door te kijken of de klantinstelling “Moeten de retourzendingen automatisch naar de leverancier verzonden worden? Bij de optie Handmatig moeten de retourbestellingen via de leveranciersportal of door een koppeling worden opgehaald.” op Handmatig staat.
Zo nee, dan krijgt de bestelling de status “Automatisch opgehaalde retour.”, zie Taal instellingen ‘Bestelstatussen >> #AUT_OPGEHAALDE_RETOUR#’.
Zo ja, dan krijgt de bestelling de status “Wacht op ophalen retour”, zie Taal instellingen ‘Bestelstatussen >> #HND_OP_TE_HALEN_RETOUR#’.
Het is dan aan de leverancier om op zijn portal via Logistiek >> Bestellingen ophalen de bestellingen op te halen, vergeet hierbij niet bovenin voor “Retourbestellingen” te kiezen:
Door op “Orders ophalen” te klikken worden alle retourbestellingen die klaar staan opgehaald.
Net als voor gewone bestellingen kan een Ecmanage Order koppeling gebruikt worden om retourbestellingen die wachten op ophalen door te zetten. Deze koppeling downloadt dan ook gelijk de gegevens van de retourbestelling zodat die bijvoorbeeld in een eigen ERP systeem ingelezen kunnen worden.
Hierna krijgt de retourbestelling de status “Afgehandelde retour”, zie Taal instellingen ‘Bestelstatussen >> #AFGEHANDELDE_RETOUR#’.